Mehr schaffen ohne Stress

Zeitmanagement: Tipps für Privatleben und Beruf

Stress, Druck und Überlastung gehören für viele zum Berufsalltag und schleichen sich oft auch ins Privatleben. Meist ist es möglich vorzubeugen – mit dem richtigen Zeitmanagement.

Gestresste, überlastete Frau vor Computer
Ein falsches oder fehlendes Zeitmanagement kann Druck und Anspannung im Beruf verschlimmern.
Getty Images/Brand X

Obwohl Sie morgens noch vor Arbeitsbeginn im Büro sind, gelingt es Ihnen nicht, den Arbeitsberg abzubauen? Stattdessen landet noch mehr auf Ihrem Schreibtisch? Obwohl Sie durcharbeiten, kommen Sie mit Ihrer Zeit nicht zurecht? Dann können Tipps für ein besseres Zeitmanagement helfen.

Zeitmanagement-Tipp 1: Zeitdiebe eliminieren

Im Alltag lauern viele Zeitdiebe, die uns vom Wesentlichen ablenken. Das müssen nicht unbedingt Personen sein. Es sind meist Aktivitäten, die viel Zeit kosten, aber wenig bringen. Manche Zeitdiebe haben Sie selbst zu verantworten, etwa wenn Sie sich beim Arbeiten von lieb gewonnenen Gewohnheiten ablenken lassen.

Zu Zeitdieben im Beruf gehören beispielsweise:

  • ein unaufgeräumter Schreibtisch mit schlecht sortierter Ablage

  • zu lange Besprechungen oder Telefonate

  • nicht "Nein" sagen können

  • mangelnde Selbstdisziplin

  • Wartezeiten bei Terminen

  • private Schwätzchen

Um mehr Zeit zu gewinnen, ist vorab etwas Aufwand nötig. Schreiben Sie eine Woche lang konsequent jede Tätigkeit und deren Dauer auf. Nach dieser Woche analysieren Sie Ihren Ablaufplan. Für welche Tätigkeiten haben Sie besonders viel Zeit aufgewendet, ohne einen Nutzen davon zu haben? Ist es die Ablage? Dann bringen Sie Ordnung in Ihr Schreibtisch-Chaos. Oder die nette Kollegin, die auf einen kleinen Schwatz in Ihr Büro kommt? Verlegen Sie solche Gespräche künftig in die Mittagspause. Denn aus einem Fünf-Minuten-Gespräch wird schnell eine halbe Stunde.

Zeitsparend und effizienter als traditionelle Besprechungen sind übrigens "Stand-up-Treffen", bei denen sich die Teilnehmer im Stehen austauschen. Solche Zusammenkünfte sollten nicht länger als 30 Minuten dauern und auf höchstens zehn Teilnehmer begrenzt sein.

Konzentrieren Sie sich darauf, die drei schlimmsten Zeitdiebe Ihrer Liste dauerhaft auszuschalten. Seien Sie dabei konsequent. Sie werden sehen, dass Ihnen deutlich mehr Zeit für das Erledigen Ihrer Arbeit bleibt.

Zeitmanagement-Tipp 2: Mit Zeitdruck richtig umgehen

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Um Ihre Arbeit effektiv und vor allem korrekt erledigen zu können, müssen Sie nicht nur erkennen, was Ihnen Zeit raubt. Wichtig ist Ihren Tag sinnvoll zu strukturieren. Dabei geht es nicht nur darum, dass Sie aufschreiben, was Sie erledigen müssen. Wichtig ist, dass Sie Prioritäten setzen. Schreiben Sie Ihre To-Do-Liste mit der Hand. Ein Schriftdokument auf dem Computer verschwindet schnell hinter anderen Fenstern oder minimiert in der Taskleiste – schon haben Sie Ihre Aufgaben im wahrsten Wortsinn aus den Augen verloren. Schreiben Sie Ihre Tätigkeiten auf und auch, wann Sie diese erledigen werden.

Pufferzonen verhindern Zeitdruck

Egal ob ein persönliches Gespräch, Telefonat oder E-Mails – planen Sie für alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, Pufferzonen ein. Das verhindert, dass Sie ins Schwimmen geraten, wenn ein Gespräch unvorhergesehen länger dauert.

Als Pufferzone sind in der Regel zehn bis 15 Minuten ausreichend. In Einzelfällen auch mehr. Ein gutes Zeitmanagement heißt also nicht nur, zu erledigen, was Sie sich vorgenommen haben, sondern auch, die Wichtigkeit der eigenen Aufgaben zu erkennen und einzuordnen.

Priorisierung: Aufgaben gewichten

Setzen Sie Prioritäten und bewerten Sie Aufgaben nach Wichtigkeit. Dabei kann das so genannte Eisenhower- oder ABC-Prinzip helfen. Nach dieser Methode werden die Aufgaben in vier Kategorien unterschieden:

A = dringend und wichtig (Krisen, aktuelle Probleme, Aufträge mit Zeitlimit)



B = wichtig, aber nicht dringend (Planung, Vorbereitung, Werteklärung, Beziehungsarbeit usw.)



C = dringend, aber nicht wichtig (Unterbrechungen, gewisse Sitzungen, Telefonate, Mails usw.)



Papierkorb = für alle nicht dringenden und unwichtigen Aufgaben



Das Leistungsniveau variiert nach Tageszeit – je nachdem, welcher Schlaftyp Sie sind. Eulen können sich etwa zwischen 8 und 11 Uhr und ab 16 Uhr am besten konzentrieren. Ermitteln Sie Ihren persönlichen Leistungszeitraum und erledigen Sie hier die Dinge, die Ihnen besonders viel abverlangen.

Zeitmanagement-Tipp 3: Selbstdisziplin entwickeln

Sie haben einen guten Zeitplan und ein ausgeklügeltes Zeitmanagement – und schaffen trotzdem nicht, was Sie sich vorgenommen haben? Dann kann es daran liegen, dass Sie sich selbst zu oft ablenken, trotz Zeitplan Dinge aufschieben und so das Gefühl bekommen, immer noch nicht genug Zeit zu haben.

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In diesem Fall müssen Sie an Ihrer Disziplin arbeiten. Als ersten Schritt zu mehr Selbstdisziplin müssen Sie erkennen, welchen Anteil Sie selbst an der Situation haben. Erst dann können Sie gezielt an der Steigerung Ihrer Disziplin arbeiten.

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich leicht von ihren Vorhaben ablenken lassen, müssen Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit trainieren. Fokussieren Sie sich bei der Erledigung einer Aufgabe ausschließlich darauf. Sagen Sie Kollegen, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht gestört werden möchten. Kontrollieren Sie Ihre E-Mails nicht zwischendurch, gehen Sie nicht ans Telefon und essen Sie nicht nebenbei.

Lassen Sie sich nicht frustrieren

Die eigene Selbstdisziplin zu verbessern erfordert viel Geduld. Sie werden dabei auch Rückschläge erleben. Trotz größter Konzentration und positiver Grundeinstellung (die ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Selbstdisziplin ist) kann es passieren, dass etwas nicht so klappt, wie Sie es geplant haben. Das frustriert natürlich und verführt zum Aufgeben. Tappen Sie nicht in diese Falle.

Arbeiten Sie stattdessen an Ihrer Frustrationstoleranz. Fragen Sie sich, warum genau Sie frustriert sind. Weil Ihr Vorhaben nicht funktioniert hat, oder weil Sie den falschen Weg gewählt haben? Wenn Sie die Gründe kennen, können Sie einfacher mit dem Frustgefühl umgehen.

Danach haken Sie Ihre misslungene Aufgabe nicht ab, sondern überlegen sich einen neuen Weg, wie Sie Ihr Ziel erreichen können. Nur so können Sie Ihre Selbstdisziplin auf Dauer verbessern. Und wenn Sie diszipliniert arbeiten, werden Sie feststellen, dass Sie auch Zeit genug haben, Ihre Aufgaben zu erledigen.

Gut ist oft gut genug

Halten Sie sich nicht mit Perfektionismus und der damit verbundenen Anspannung auf. Den Unterschied zwischen "gut" und "sehr gut" erkennen nur wenige Menschen. Aber um aus etwas Gutem etwas sehr Gutes zu machen, braucht man meist unverhältnismäßig viel Zeit. Halten Sie es lieber mit dem italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto, der die 20:80-Regel aufgestellt hat: Mit 20 Prozent Aufwand lassen sich meist 80 Prozent des Ergebnisses erzielen. Um die restlichen 20 Prozent auch noch zu erreichen, müssten nun noch 80 Prozent Energie aufgebracht werden. Lohnt sich das?

Zeitmanagement-Tipp 4: Kurze Pausen sind effektiver

Pausen sollten dann gemacht werden, wenn man noch nicht müde ist. Ist die Anspannung zu groß und der "Akku" erst einmal leer, dauert es viel länger, ihn wieder aufzuladen. Vorzeitige Pausen erhalten die Konzentration und beugen Verspannungen vor. Dabei ist es effektiver, viele kurze Arbeitspausen zu machen als wenige lange. Denn kurze Unterbrechungen wirken besser gegen fortschreitende Ermüdung.

Zeitmanagement-Tipp 5: Das Zeitgefühl verbessern

Wenn Sie generell Probleme haben, Ihre Zeit vernünftig einzuteilen oder wenn Sie nicht einschätzen können, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Arbeit benötigen, dann fehlt es Ihnen an Zeitgefühl. Damit sind Sie nicht allein. Viele Menschen haben kein gutes Zeitgefühl. Lassen Sie Ihren Freundeskreis bei der nächsten Verabredung ausnahmsweise mal warten und bitten Sie dann alle, zu schätzen, wie viele Minuten Sie zu spät waren. Ohne auf die Uhr zu sehen, versteht sich. Sie werden vermutlich verschiedene Antworten bekommen. Jeder empfindet Zeit unterschiedlich. Umso wichtiger ist es, dass Sie ein Zeitgefühl für tatsächliche Zeitspannen entwickeln, um die Dauer Ihrer Aufgaben abzuschätzen und so besser planen zu können.

Simple Übungen helfen dem Zeitgefühl auf die Sprünge

Nehmen Sie sich ein Beispiel an Kindern, die Ihr Zeitgefühl trainieren, in dem sie Zeit sichtbar machen, beispielsweise mit einer Sanduhr beim Zähne putzen. Besorgen auch Sie sich Sanduhren, aber mit unterschiedlichen Zeitintervallen, zum Beispiel drei, fünf und zehn Minuten. Lassen Sie die Sanduhr bei kürzeren Tätigkeiten mitlaufen. So sehen Sie, wie die Zeit buchstäblich verrinnt und lernen einzuschätzen, wie lange Sie für verschiedene Tätigkeiten benötigen. Wenn Sie sich mehr zutrauen, können Sie auch hin und wieder Ihre Uhr ablegen – bei regelmäßiger Übung wird sich Ihr Zeitgefühl ebenfalls verbessern. Achten Sie aber an den ersten Übungstagen darauf, dass Sie anderweitig auf Termine aufmerksam gemacht werden. "Ich trainiere gerade mein Zeitgefühl" ist keine gute Ausrede für verpasste Meetings.

Zeitmanagement-Tipp 6: Freizeitstress vermeiden

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Kaum ist das Wochenende da, ist es auch schon wieder vorbei. Vor lauter Aktivitäten ist die Zeit vergangen wie im Flug. Wenn Sie auch abseits des Berufs von Termin zu Termin hetzen – auch wenn es gewollte Termine sind –, werden Sie am Ende das Gefühl haben, keine Zeit für sich gehabt zu haben. Dieses Phänomen nennt man Freizeitstress.

Damit Ihnen genau das nicht passiert, ist es sinnvoll, auch im Privatleben einen Terminkalender zu führen. Tragen Sie ein, was Sie sich für Ihre Freizeit vorgenommen haben, aber planen Sie auch Erholungsphasen und Raum für spontane Unternehmungen ein. Ein fester Termin erzeugt Druck, ihn einhalten zu müssen. So sehr Sie sich auch bei der Verabredung auf das Angeln mit dem Kumpel oder Shopping mit der besten Freundin gefreut haben – wenn der Termin dann ansteht und Sie keine Lust oder Energie mehr haben, ist das vertane Freizeit.

Wenn Sie ein gutes Zeitmanagement haben, sollte es Ihnen gelingen, sich einen Tag in der Woche und eine Stunde Freizeit an den anderen Tagen zu nehmen. Denn nur wenn Sie erholt sind und rechtzeitig Ihre Akkus aufladen, können Sie im Berufsleben Leistung bringen. Weitere Tipps zum Thema Work-Life-Balance finden Sie hier.

Zehn schnelle Tipps für die Gesundheit

Autor:
Letzte Aktualisierung: 26. Januar 2017
Durch:
Quellen: Pletzer, Marc A.: Mach Dir das Leben leichter. Zeitmanagement – Das Trainingsbuch. München 2006. Härter, Gitte: Mehr Disziplin bitte! So setzen Sie endlich um, was Sie sich vorgenommen haben. München 2007. Jones, Katie: Zeit professionell managen. Landsberg am Lech 2000. Öttl, Christine & Gitte Härter: Selbst-Marketing. Zeigen Sie, was in Ihnen steckt. München 2005. von Münchhausen, Marco: Zeit gewinnen mit dem inneren Scheinehund. München 2008.

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